Jinsi ya Kusajili Kampuni Tanzania: Hatua za BRELA, Aina za Kampuni, Gharama na Nyaraka Muhimu

Kufungua kampuni ni hatua muhimu kwa mtu anayetaka kukuza biashara, kufanya kazi na taasisi kubwa, kuingia mikataba, kupata wawekezaji na kujenga jina linaloaminika sokoni.

Hata hivyo, watu wengi hushindwa kukamilisha usajili kwa sababu ya kutofahamu tofauti kati ya kampuni na jina la biashara, aina za kampuni, share capital, beneficial ownership, Memorandum, Articles of Association na nyaraka zinazopaswa kupakiwa BRELA.

Katika makala hii utaelewa hatua muhimu za kusajili kampuni Tanzania, gharama zinazoweza kujitokeza na mambo ya kufanya baada ya kupata Certificate of Incorporation.

Kampuni ni nini?

Kampuni ni taasisi inayosajiliwa na kutambuliwa kisheria tofauti na wamiliki wake. Baada ya kusajiliwa, kampuni inaweza:

• Kufungua akaunti ya benki kwa jina lake.
• Kuingia mikataba na watu au taasisi.
• Kumiliki mali.
• Kuajiri wafanyakazi.
• Kutoa invoices na risiti kwa jina lake.
• Kudai au kudaiwa.
• Kushiriki kwenye zabuni na miradi mbalimbali.
• Kupokea uwekezaji kupitia shares.
• Kuendelea kuwepo hata mmiliki au director akibadilika.

Kwa kampuni limited by shares, liability ya mwanahisa kwa kawaida huwekewa ukomo kulingana na thamani ambayo haijalipwa kwenye shares anazomiliki, kwa kuzingatia sheria na mazingira ya jambo husika.

Tofauti kati ya kampuni na jina la biashara

Jina la biashara na kampuni si kitu kimoja.

Jina la biashara

Jina la biashara humtambulisha mtu au kikundi kinachofanya biashara kwa jina fulani. Mara nyingi biashara na mmiliki wake hazitenganishwi kikamilifu kisheria.

Linaweza kufaa kwa biashara ndogo ambazo hazihitaji muundo mkubwa wa shareholders, directors na usimamizi wa kampuni.

Kampuni

Kampuni huwa na utu wake wa kisheria. Inaweza kuwa na shareholders, directors, company secretary, share capital na nyaraka zake za kikatiba.

Kampuni inaweza kufaa zaidi kwa biashara inayotaka:

• Kukua na kufungua matawi.
• Kufanya kazi na taasisi kubwa.
• Kupokea wawekezaji.
• Kugawa umiliki kupitia shares.
• Kujenga uaminifu wa muda mrefu.
• Kutenganisha mali na shughuli za kampuni na mambo binafsi ya wamiliki.

Aina kuu za kampuni Tanzania

Kabla ya kuanza usajili, ni muhimu kuchagua aina ya kampuni inayolingana na malengo yako.

1. Private Company Limited by Shares

Hii ndiyo aina inayotumiwa na biashara nyingi zinazolenga kupata faida. Kampuni humilikiwa kupitia shares zinazogawanywa kwa shareholders.

Inafaa kwa:

• Kampuni za software na teknolojia.
• Kampuni za biashara.
• Kampuni za ushauri.
• Kampuni za elimu.
• Kampuni za ujenzi.
• Kampuni za usafirishaji.
• Biashara za familia.
• Kampuni zinazotaka kukua na kupata wawekezaji.

2. Public Company Limited by Shares

Hii ni kampuni inayoweza kuwa na umiliki mpana zaidi na, kwa kufuata sheria na masharti yanayotumika, inaweza kutoa shares kwa umma.

Ina masharti makubwa zaidi kuhusu uwazi, usimamizi, utoaji wa taarifa na uendeshaji.

3. Company Limited by Guarantee

Aina hii hutumiwa zaidi na taasisi zenye malengo maalumu ambazo hazijajengwa kwa mfumo wa kawaida wa kugawana faida kupitia shares.

Members huahidi kuchangia kiasi kilichowekwa kwenye nyaraka za kampuni endapo kampuni itafungwa au itahitaji kutimiza wajibu fulani.

4. Unlimited Company

Katika kampuni hii, liability ya members inaweza kutokuwa na ukomo. Ni muhimu kupata ushauri wa kisheria kabla ya kuchagua aina hii kwa sababu inaweza kuwa na hatari kubwa kwa wamiliki.

5. Foreign Company

Hii ni kampuni iliyoanzishwa nje ya Tanzania inayotaka kusajili uwepo au sehemu ya biashara nchini Tanzania.

Masharti na nyaraka zake hutofautiana na kampuni ya ndani.

Maneno muhimu unayopaswa kuelewa

Share capital ni nini?

Share capital ni thamani ya mtaji wa kampuni iliyogawanywa katika shares.

Kwa mfano, kampuni inaweza kuwa na:

• Shares 100.
• Thamani ya kila share TZS 1,000.
• Jumla ya share capital TZS 100,000.

Share capital ya TZS 100,000 haimaanishi kwamba lazima ulipe TZS 100,000 kwa BRELA. Share capital si ada ya usajili; ni muundo wa umiliki wa kampuni.

Shareholder ni nani?

Shareholder ni mtu au taasisi inayomiliki shares za kampuni.

Mfano, kama kampuni ina shares 100:

• Mtu wa kwanza anaweza kumiliki shares 95, sawa na asilimia 95.
• Mtu wa pili anaweza kumiliki shares 5, sawa na asilimia 5.

Ni vizuri kuweka mgawanyo wa shares kwa umakini kwa sababu unaathiri umiliki na maamuzi ya kampuni.

Director ni nani?

Director ni mtu anayeshiriki kuongoza na kusimamia kampuni.

Director anaweza pia kuwa shareholder, lakini director na shareholder ni majukumu mawili tofauti.

Shareholder anamiliki kampuni kupitia shares, wakati director anasimamia shughuli na maamuzi ya kampuni.

Beneficial owner ni nani?

Beneficial owner ni mtu wa asili anayenufaika au mwenye udhibiti wa mwisho katika kampuni.

Aina za umiliki zinaweza kujumuisha:

• Direct ownership: Mtu anamiliki shares moja kwa moja kwa jina lake.
• Indirect ownership: Mtu anamiliki au kudhibiti kampuni kupitia kampuni nyingine au mpangilio mwingine.
• Direct and indirect ownership: Mtu ana umiliki wa moja kwa moja na wa kupitia muundo mwingine.

Taarifa za beneficial ownership zinapaswa kujazwa kulingana na hali halisi. Usichague aina ya umiliki kwa kubahatisha.

Company secretary ni nani?

Company secretary husaidia kampuni kutunza kumbukumbu, kuandaa mikutano, kuhifadhi maazimio na kufuatilia wajibu mbalimbali wa kampuni.

Mtu anapowekwa kuwa company secretary anapaswa kuelewa na kukubali jukumu hilo.

Taarifa na nyaraka za kuandaa

Kabla ya kuanza maombi, andaa:

• Majina ya kampuni unayotaka kutumia.
• NIN au taarifa za NIDA za directors na shareholders.
• TIN za wahusika pale zinapohitajika.
• Namba za simu.
• Barua pepe zinazotumika.
• Tarehe za kuzaliwa.
• Uraia wa directors na shareholders.
• Anuani kamili za makazi.
• Anuani ya ofisi iliyosajiliwa ya kampuni.
• Shughuli ambazo kampuni itafanya.
• ISIC codes zinazolingana na shughuli hizo.
• Share capital.
• Idadi na thamani ya shares.
• Mgawanyo wa shares kwa shareholders.
• Taarifa za beneficial owners.
• Memorandum of Association.
• Articles of Association.
• Consolidated Form au Form 15a.
• Integrity au Ethics Pledge.
• Viambatisho vingine vinavyoweza kuhitajika.

Hatua za kusajili kampuni kupitia BRELA

Hatua ya 1: Chagua aina ya kampuni

Amua kama unahitaji Private Company Limited by Shares, Public Company, Company Limited by Guarantee au aina nyingine.

Kwa biashara nyingi zinazotaka kufanya faida, Private Company Limited by Shares huwa chaguo la kawaida.

Hatua ya 2: Amua wamiliki na viongozi wa kampuni

Andaa majina ya:

• Shareholders.
• Directors.
• Company secretary.
• Beneficial owners.

Hakikisha kila mtu amekubali nafasi na majukumu yake.

Hatua ya 3: Amua share capital

Weka:

• Aina ya shares.
• Idadi ya shares.
• Thamani ya kila share.
• Jumla ya share capital.
• Shares anazopata kila shareholder.

Jumla ya shares zinazogawanywa lazima ilingane na taarifa utakazoweka kwenye nyaraka za kampuni.

Hatua ya 4: Fungua akaunti ya BRELA ORS

Tumia taarifa zako halisi kufungua akaunti ya mfumo wa BRELA.

Hakikisha namba ya simu, barua pepe, NIN na majina yako yameandikwa kwa usahihi.

Hatua ya 5: Omba name clearance

Tafuta na kuomba jina la kampuni.

Jina linapaswa:

• Kutofanana sana na jina lililosajiliwa.
• Kutopotosha umma.
• Kutotumia maneno yaliyokatazwa bila kibali.
• Kulingana na shughuli na utambulisho unaotaka kujenga.

Ni vizuri kuwa na majina mawili au matatu mbadala.

Hatua ya 6: Anzisha maombi ya New Company

Baada ya jina kukubaliwa, anza kujaza taarifa za kampuni.

Chagua aina sahihi ya kampuni na ujaze registered office, mawasiliano na accounting date.

Hatua ya 7: Weka shughuli za kampuni

Chagua shughuli ambazo kampuni itafanya pamoja na ISIC codes zake.

Usiongeze shughuli nyingi zisizo na uhusiano bila sababu. Baadhi ya shughuli zinahitaji leseni au kibali maalumu kutoka mamlaka ya sekta husika.

Hatua ya 8: Jaza directors na company secretary

Weka taarifa za directors na secretary kama zilivyo kwenye vitambulisho vyao.

Kagua:

• Majina.
• Tarehe za kuzaliwa.
• Jinsia.
• NIN.
• TIN.
• Namba za simu.
• Barua pepe.
• Anuani.
• Uraia.

Hatua ya 9: Jaza shareholders na shares zao

Ingiza kila shareholder na idadi ya shares anazomiliki.

Kama kampuni ina shares 100, jumla ya shares za shareholders wote inapaswa kuwa 100 ikiwa zote zimetengwa kwao.

Hatua ya 10: Jaza beneficial ownership

Chagua kama umiliki ni direct, indirect au direct and indirect.

Kwa mtu anayemiliki shares kwa jina lake moja kwa moja, umiliki unaweza kuwa direct ownership.

Hatua ya 11: Pakua Consolidated Form

Mfumo utatengeneza Consolidated Form au Form 15a yenye taarifa ulizojaza.

Pakua fomu, ichunguze na uhakikishe:

• Jina la kampuni ni sahihi.
• Majina ya directors ni sahihi.
• Secretary amewekwa vizuri.
• Share capital ni sahihi.
• Shares zimegawanywa vizuri.
• Anuani ni sahihi.
• Shughuli za kampuni ni sahihi.

Baada ya kukagua, directors na company secretary wasaini kwenye sehemu zinazowahusu.

Hatua ya 12: Pakua Integrity au Ethics Pledge

Chagua fomu ya Kiingereza au Kiswahili, ijaze na isainiwe na mtu anayetakiwa.

Usipakie ikiwa haijasainiwa.

Hatua ya 13: Andaa Memorandum of Association

Memorandum ni hati muhimu inayoonyesha:

• Jina la kampuni.
• Nchi ambayo registered office itapatikana.
• Malengo na shughuli za kampuni.
• Liability ya members.
• Share capital.
• Majina ya subscribers.
• Shares anazochukua kila subscriber.
• Sahihi za subscribers na shahidi.

Consolidated Form si Memorandum. Hizi ni nyaraka mbili tofauti.

Hatua ya 14: Andaa Articles of Association

Articles of Association huweka kanuni za ndani za kampuni, ikiwemo:

• Utoaji na uhamishaji wa shares.
• Haki za shareholders.
• Mikutano ya kampuni.
• Upigaji kura.
• Uteuzi na majukumu ya directors.
• Dividends.
• Akaunti na ukaguzi.
• Utunzaji wa kumbukumbu.
• Namna ya kufanya maamuzi.

Memorandum na Articles zinapaswa kuendana na taarifa zilizowekwa kwenye mfumo wa BRELA.

Hatua ya 15: Saini na kushuhudisha nyaraka

Subscribers wasaini Memorandum katika nafasi zao. Shahidi anayewaona wakisaini ajaze jina, anuani, kazi, tarehe na sahihi yake.

Hakikisha sahihi na tarehe hazipingani kwenye nyaraka mbalimbali.

Hatua ya 16: Scan na kupakia viambatisho

Scan nyaraka kwa uwazi na uzihifadhi katika PDF.

Kila faili:

• Lisomeke vizuri.
• Liwe na kurasa zote.
• Lisizidi ukubwa unaoruhusiwa.
• Lipakiwe kwenye document type sahihi.

Usipakie Consolidated Form kwenye nafasi ya Memorandum.

Hatua ya 17: Kagua invoice

Mfumo utatengeneza invoice yenye vipengele mbalimbali, vinavyoweza kujumuisha:

• Company Registration Fee.
• Filing Fee.
• Stamp Duty.
• Beneficial Ownership Fee.
• Ada nyingine kulingana na maombi.

Ada zinaweza kutegemea aina ya kampuni, share capital na masharti yaliyopo wakati wa maombi.

Hatua ya 18: Pata control number na ulipe

Tumia control number iliyo kwenye mfumo kufanya malipo kupitia njia inayokubalika.

Kabla ya kulipa:

• Hakikisha control number ni sahihi.
• Hakikisha kiasi kinafanana na invoice.
• Hakikisha huduma ni ya maombi yako.
• Hifadhi risiti au uthibitisho wa malipo.

Hatua ya 19: Fuatilia maombi

Baada ya malipo, BRELA itafanya ukaguzi wa taarifa na nyaraka.

Maombi yanaweza:

• Kukubaliwa.
• Kurudishwa kwa rectification.
• Kuombewa nyaraka au maelezo ya ziada.

Rectification haimaanishi kwamba kampuni imekataliwa kabisa. Soma sababu, rekebisha kilichoelekezwa na utume tena.

Hatua ya 20: Pakua Certificate of Incorporation

Maombi yakikubaliwa, kampuni itapewa Certificate of Incorporation.

Pakua na kuhifadhi:

• Certificate of Incorporation.
• Memorandum.
• Articles of Association.
• Consolidated Form.
• Integrity Pledge.
• Risiti za malipo.
• Nyaraka nyingine zilizosajiliwa.

Gharama za kusajili kampuni

Hakuna gharama moja inayofanana kwa kampuni zote.

Kiasi kinaweza kutegemea:

• Aina ya kampuni.
• Share capital.
• Filing fees.
• Stamp duty.
• Beneficial ownership.
• Idadi na aina ya nyaraka.
• Huduma za wakili, mhasibu au company secretary.
• Marekebisho yanayoweza kuhitajika.

Kiasi kinachoonekana kwenye invoice ya maombi yako ndicho cha kufanyia kazi baada ya kuhakikisha taarifa zake ni sahihi.

Kumbuka kwamba share capital si ada unayolipa BRELA.

Mambo ya kufanya baada ya kampuni kusajiliwa

Kupata Certificate of Incorporation si mwisho wa safari. Kampuni inaweza kuhitaji kukamilisha mambo yafuatayo:

1. Kupata TIN ya kampuni

Sajili kampuni kwenye mifumo ya TRA na hakikisha taxpayer account imefunguliwa kwa taarifa sahihi.

2. Kupata leseni ya biashara

Omba leseni inayolingana na shughuli na eneo la kampuni.

Usajili wa kampuni peke yake si ruhusa ya kufanya kila aina ya biashara.

3. Kupata vibali vya sekta

Baadhi ya shughuli kama afya, elimu, fedha, usafirishaji, chakula, ujenzi na mawasiliano zinaweza kuhitaji vibali vya mamlaka husika.

4. Kufungua akaunti ya benki

Fungua akaunti ya benki kwa jina la kampuni ili kutenganisha fedha za kampuni na fedha binafsi za wamiliki.

5. Kuweka mfumo wa uhasibu

Anza kutunza:

• Mapato.
• Matumizi.
• Invoices.
• Risiti.
• Mali za kampuni.
• Madeni.
• Mishahara.
• Kumbukumbu za kodi.

6. Kufuatilia wajibu wa kodi

Kampuni inapaswa kufuatilia kodi zinazohusika na shughuli zake, ikiwemo masharti ya VAT, withholding tax, PAYE na kodi nyingine pale zinapotumika.

7. Kuwasilisha annual returns

Kampuni inapaswa kuwasilisha taarifa zake kwa wakati. Usipofanya hivyo, inaweza kupata penalties au vikwazo kwenye huduma za BRELA.

8. Kusasisha beneficial ownership

Mabadiliko ya ownership au control yanapaswa kuripotiwa kwa utaratibu unaotakiwa.

9. Kulinda jina na nembo

Usajili wa kampuni haulindi moja kwa moja jina au nembo kama trademark. Kampuni inayojenga brand inapaswa kufikiria kusajili trade au service mark.

10. Kujenga uwepo wa kidijitali

Kampuni ya kisasa inahitaji website, business email, database na mifumo inayorahisisha shughuli zake.

Makosa yanayoweza kufanya maombi yarudishwe

• Majina kutofautiana kati ya NIDA, ORS na nyaraka.
• Share capital kutolingana.
• Jumla ya shares kutokuwa sahihi.
• Memorandum kutolingana na Consolidated Form.
• Kukosa Articles of Association.
• Kuchagua beneficial ownership isiyo sahihi.
• Kukosa sahihi au tarehe.
• Shahidi kutokamilisha taarifa zake.
• Kupakia PDF isiyosomeka.
• Kukosa baadhi ya kurasa.
• Kuweka document type isiyo sahihi.
• Anuani kuwa pungufu.
• Objects kutolingana na shughuli za kampuni.
• Kuandika email au namba ya simu isiyotumika.

Je, kufungua kampuni kuna faida?

Kampuni inaweza kusaidia biashara yako:

• Kuonekana ya kitaalamu.
• Kuaminika kwa wateja na taasisi.
• Kuingia mikataba mikubwa.
• Kushiriki zabuni.
• Kufungua akaunti ya benki ya kampuni.
• Kupokea wawekezaji.
• Kugawa umiliki kupitia shares.
• Kujenga brand.
• Kutenganisha shughuli za biashara na mambo binafsi.
• Kuendelea kufanya kazi hata wamiliki wakibadilika.

Hata hivyo, kampuni ina gharama na wajibu wa uendeshaji. Inahitaji kumbukumbu, filings, kodi na usimamizi mzuri. Ifungue ukiwa tayari kuitumia na kuitunza, si kwa sababu ya kupata cheti pekee.

Umesajili kampuni? Sasa ijenge kidijitali

Baada ya kusajili kampuni, hatua inayofuata ni kujenga mazingira ya kidijitali yatakayokusaidia kupata wateja, kutunza taarifa na kuendesha shughuli kwa ufanisi.

FAULINK SOFTWARE SOLUTIONS LIMITED inatoa huduma za teknolojia kwa kampuni, shule, taasisi, wafanyabiashara na watu binafsi.

Huduma tunazotoa

Utengenezaji wa websites

Tunatengeneza websites za:

• Kampuni.
• Shule.
• Taasisi.
• Mashirika.
• Maduka.
• Watoa huduma.
• Biashara ndogo na kubwa.

Website inaweza kuwa na taarifa za huduma, mawasiliano, ramani, picha, video, blog, matangazo na sehemu ya wateja kutuma maombi.

Utengenezaji wa mifumo ya biashara

Tunatengeneza mifumo kulingana na mahitaji ya mteja, ikiwemo:

• Mifumo ya usimamizi wa biashara.
• Mifumo ya mauzo na wateja.
• Mifumo ya kuhifadhi taarifa.
• Mifumo ya michango na malipo.
• Mifumo ya uhasibu.
• Mifumo ya kutengeneza ripoti.

Mifumo ya shule

Tunatengeneza:

• Mfumo wa kusajili wanafunzi.
• Mfumo wa kuingiza marks.
• Mfumo wa kukokotoa matokeo.
• Mfumo wa report cards.
• Mfumo wa ada na michango.
• Mfumo wa walimu na madarasa.
• Mfumo wa kuchambua matokeo kwa shule, darasa, somo na jinsia.

Database design na management

Tunasaidia kubuni, kuunganisha na kutunza databases za mifumo mbalimbali.

Computer consultancy

Tunatoa ushauri kuhusu uchaguzi na matumizi ya software, databases, websites na mifumo ya kompyuta.

Software installation na maintenance

Tunasaidia kusakinisha, kuboresha na kutunza software pamoja na mifumo ya kompyuta.

Mafunzo ya TEHAMA

Tunatoa mafunzo yanayosaidia watumiaji kuelewa teknolojia, software, websites na mifumo ya kidijitali.

System updates na technical support

Tunatoa maboresho, marekebisho na msaada wa kiufundi baada ya mfumo kukamilika.

Kwa nini uchague FAULINK SOFTWARE SOLUTIONS LIMITED?

• Tunatengeneza mfumo kulingana na mahitaji yako.
• Tunazingatia urahisi wa kutumia.
• Tunasaidia mifumo kufanya kazi kwenye simu na kompyuta.
• Tunatoa huduma kwa shule, kampuni, taasisi na wafanyabiashara.
• Tunaweza kuongeza huduma mpya kadri biashara inavyokua.
• Tunazingatia usalama na utunzaji wa taarifa.
• Tunatoa ushauri kabla ya kuanza kutengeneza mfumo.
• Tunasaidia kampuni kujenga uwepo wa kitaalamu mtandaoni.

Usiishie kupata Certificate of Incorporation. Ipe kampuni yako website, business email na mfumo unaoonyesha hadhi yake na kurahisisha shughuli zake.

Tembelea FAULINK SOFTWARE SOLUTIONS LIMITED ili kupata website, software, database, mfumo wa shule, mfumo wa biashara, computer consultancy na huduma nyingine za TEHAMA.

Maswali yanayoulizwa mara kwa mara

Je, share capital inalipwa BRELA?

Hapana. Share capital ni thamani ya shares katika muundo wa kampuni. Ada za BRELA huonyeshwa tofauti kwenye invoice.

Je, Consolidated Form ni sawa na Memorandum?

Hapana. Consolidated Form ina taarifa zilizojazwa kwenye maombi. Memorandum ina jina, objects, liability, share capital na taarifa za subscribers.

Je, kulipa kunamaanisha kampuni imekubaliwa?

Hapana. Baada ya malipo, BRELA bado hukagua maombi na nyaraka. Inaweza kukubali au kuomba marekebisho.

Je, cheti cha kampuni kinatosha kuanza biashara?

Si kila wakati. Unaweza kuhitaji TIN ya kampuni, leseni ya biashara na vibali vya sekta.

Je, director lazima awe shareholder?

Si lazima katika kila hali. Director na shareholder ni majukumu tofauti, ingawa mtu mmoja anaweza kuwa director na shareholder.

Kwa nini kampuni inahitaji website?

Website huwasaidia wateja kuona huduma, kuthibitisha uhalali wa biashara, kuwasiliana na kutuma maombi muda wowote.

Hitimisho

Kusajili kampuni Tanzania kunahitaji maandalizi na umakini. Chagua aina sahihi ya kampuni, gawanya shares vizuri, jaza beneficial ownership kwa usahihi, andaa Memorandum na Articles, saini nyaraka na uzipakie kwenye sehemu sahihi.

Baada ya kupata Certificate of Incorporation, kamilisha TIN, leseni, vibali, akaunti ya benki, uhasibu na wajibu wa annual returns.

Kampuni yako ikishasajiliwa, FAULINK SOFTWARE SOLUTIONS LIMITED ipo tayari kukusaidia kujenga website, mfumo wa biashara, database, mfumo wa shule na huduma nyingine za teknolojia.

Pata huduma za kitaalamu kupitia https://faulink.com.

Angalizo: Makala hii inatoa elimu ya jumla na si ushauri wa kisheria au kodi kwa hali maalumu. Ada, fomu na masharti yanaweza kubadilika. Thibitisha taarifa za sasa na BRELA, TRA, mamlaka ya leseni au mtaalamu mwenye sifa kabla ya kufanya maamuzi au malipo.